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En un mundo donde cada día está más presente la tecnología, son muchas las empresas que optan por utilizar sistemas de videovigilancia para controlar que no ocurran incidentes durante el desarrollo de la jornada de trabajo.

El 25 de mayo de 2018 comenzó a aplicarse el nuevo Reglamento Europeo de Protección de Datos (RGPD), que trae consigo varias novedades en este campo.

Si estás pensando en incorporar sistemas de videovigilancia en tu empresa, toma nota de estos apuntes para que pueda cumplir con el nuevo Reglamento.

Principios a tener en cuenta

  1. Derecho a la intimidad y a la propia imagen de los trabajadores
  2. La videovigilancia en el entorno empresarial solo se realizará cuando exista relación de proporcionalidad entre la finalidad perseguida y el modo en que se traten las imágenes.
  3. El Estatuto de los Trabajadores permite al empresario tomar las decisiones y medidas oportunas para verificar que los trabajadores realizan sus obligaciones y deberes laborales, siempre salvaguardando la dignidad humana y la capacidad real de los empleados con discapacidad.

Registro de actividades de tratamiento

Antes de la instalación del sistema de videovigilancia en tu empresa, es necesario elaborar un registro de actividades, que se tratará de forma interna. Los responsables y encargados de tratamiento deben mantener este registro de actividades por escrito y en formato electrónico, en el que deberá describirse los tipos de tratamientos de datos que se realizan.

ResponsableNombre y datos de contacto del responsable (o representante)
Actividad de tratamientoVideovigilancia
Legitimación del tratamientoArt 6.1.e del RGPD: Cumplimiento de una misión de interés público
Fines del tratamientoGarantizar la seguridad de personas, bienes e instalaciones
Nombre y datos del contacto del Delegado de protección de Datos (en el caso de que existiese)Correo electrónico dpd@xxxxxx.es / Dirección física
Categorías de datos personalesImagen
Categorías de afectadosPor ejemplo: ciudadanos, clientes, trabajadores…
Descripción de las medidas técnicas y organizativas de seguridadDescripción de las mismas
Categorías de destinatarios de comunicaciones, incluidos terceros países u organizaciones internacionalesFuerzas y Cuerpos de Seguridad, Juzgados y Tribunales
Transferencias internacionales. Documentación de garantías adecuadas en caso del 49.1No existen (como regla general)
Cuando sea posible, plazos previstos para la supresión de las diferentes categorías de datosTranscurrido un mes, salvo comunicación a Fuerzas y Cuerpos de Seguridad, o/y Juzgados y Tribunales
Fuente: AEPD

Comunicación a los trabajadores

Para ello, deberás colocar en las zonas de grabación carteles informativos suficientemente visibles donde se detalle la identificación de la empresa, además de la política de cancelación, acceso y modificación de los datos para los interesados. 

También hay que informar personalmente a los trabajadores y a los representantes sindicales, bajo un medio que garantice la recepción de esta información. Nunca debe realizarse esta comunicación a direcciones particulares ni a través de llamadas a sus móviles privados.

Asimismo, si quieres controlar la asistencia y la puntualidad de los empleados a través de esta herramienta, deberás comunicar a los trabajadores que podrán emplearse tales grabaciones para justificar un incumplimiento laboral.

Por último, deberás a poner a disposición de los trabajadores un impreso informativo, donde se especifique:

  • La identidad y el domicilio del Responsable de Tratamiento.
  • Finalidad del tratamiento de datos de Carácter Personal.
  • Posibilidad de ejercer los derechos de acceso, rectificación, oposición o cancelación.

Cómo colocar las cámaras de videovigilancia en tu empresa

No está permitido colocar cámaras en sitios públicos. Debes fijarlas de tal manera que sólo graben imágenes de tu empresa. Ojo, no se pueden grabar conversaciones privadas. En el caso de que las cámaras capten las dependencias de la vía pública, oriéntalas de modo que solo graben la parte indispensable de la calle. Es importante resaltar que solo podrás instalar el sistema de videovigilancia en aquellas áreas donde se desarrolle el trabajo en sentido estricto. Por lo tanto, no podrás grabar imágenes de los vestuarios, baños o del comedor, entre otras.

Si las cámaras son orientables o con zoom, es necesario instalar máscaras de privacidad para evitar captar imágenes de la vía pública, terrenos, viviendas o cualquier espacio ajeno.

El acceso a los sistemas de grabación

Parece lógico, pero está bien recordarlo. Los sistemas de grabación deben estar en un lugar vigilado y con acceso restringido, al que accederá únicamente el personal autorizado.

Si se accede de manera online a estas grabaciones, el personal autorizado deberá acceder con un código de usuario y una contraseña.

Conserve las grabaciones

No destruyas las imágenes almacenadas hasta que no transcurra un mes desde su grabación, pues es el plazo máximo obligatorio para conservar las imágenes desde su captación.

En el caso de que quieras utilizar dichas grabaciones para probar agresiones contra las personas, los objetos o las instalaciones, podrás preservar estas imágenes durante un período de tiempo superior al mes.

El #RGPD y la #videovigilancia en la #empresa: principios, registro de actividades e instrucciones sobre cómo colocar las cámaras TUITEA Y DIFUNDE CONOCIMIENTO

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Foto de Ibrahim Rifath en Unsplash

Paola Ríos

Paola Ríos

Responsable del Dpto. de Marketing y Comunicación. Contenidos y artículos de interés relacionados con la formación y el empleo.